Personvern og ansvar
Sist oppdatert 14. oktober 2026 (kveld – e-postinnkalling lagt til)
MEETING krever innlogging, og alt du registrerer lagres i skyen. Møter, saker, deltakerlister, stemmer og protokoller er knyttet til organisasjonen din og er bare synlige for medlemmene i den. Ingenting av dette ligger bare i nettleseren – du finner det igjen på alle enheter du logger inn fra.
Behandlingsansvarlig
JAK Arkitekt AS, org.nr. 880 976 982, Aursundvegen 974, 6690 Aure. E-post: jan@jak-arkitekt.no.
Organisasjonen som bruker MEETING til sine møter (styret, laget, selskapet) er selv behandlingsansvarlig for innholdet i sine møter. JAK Arkitekt AS er databehandler for det innholdet, gjennom leverandørene under.
Hva appen behandler
| Hva | Hvor det lagres | Behandlingsgrunnlag |
|---|---|---|
| Kontoen din: navn, e-postadresse og en bruker-ID. Brukes til innlogging og til å vise hvem som har stemt, godkjent og deltatt | Google Firebase (Authentication og Firestore) | Avtale – du oppretter kontoen selv |
| Organisasjoner: navn, org.nr, hvem som er medlem (navn og e-post) og hvilken rolle de har | Google Firebase (Firestore) | Berettiget interesse hos organisasjonen i å holde møter med riktige deltakere |
| Møter: type, tid, sted, saksliste, saksdokumenter, deltakere med rolle og stemmerett, og om du har svart ja eller forfall | Google Firebase (Firestore og Storage) | Berettiget interesse / avtale med organisasjonen |
| Stemmer: hva du stemte, når, og med hvilken vekt. Stemmer kan aldri endres eller slettes etterpå – det er selve poenget med dem | Google Firebase (Firestore) | Rettslig forpliktelse (protokollkrav) og berettiget interesse |
| Protokoller: utkast, hvem som godkjente og når, og den ferdige PDF-en. Kan også lagres av deg i ditt eget MyLife-arkiv | Google Firebase (Firestore og Storage) | Rettslig forpliktelse / berettiget interesse |
| Kalenderhendelse når du trykker «Legg i min kalender»: tittel, tid, sted og lenke til møtet | Din egen EasySatBox-kalender (Firestore, bare du kan lese den) | Samtykke – du trykker selv |
| Innkalling på e-post: når møteleder trykker «Send innkalling», sendes navn, e-postadresse, innkallingstekst og kalenderfil (.ics) til deltakerne. Postmark beholder en kopi av e-posten og leveringsloggen i 45 dager, så vi kan se om den kom fram. Møtelederen kan også kopiere teksten og sende den selv | Postmark (e-postutsending), Netlify (serverfunksjon) | Berettiget interesse hos organisasjonen i å kalle inn til møtet |
| KI-forslag (kommer): tekst fra sakslisten og saksdokumentene sendes til Anthropic via vår serverfunksjon for å lage forslag til saksliste, svar på spørsmål og protokollutkast. Teksten brukes til det ene svaret, lagres ikke hos Anthropic og brukes ikke til modelltrening. All KI-bruk logges i møtet | Netlify (serverfunksjon) og Anthropic | Berettiget interesse |
| Opplesning (kommer): tekst som leses høyt med Vera eller Roy sendes til ElevenLabs via Deputy-funksjonen | Netlify og ElevenLabs | Samtykke – du trykker 🔊 selv |
| Besøkstelling: antall besøk og en tilfeldig øktnøkkel som viser hvor mange som er inne akkurat nå | Google Firebase (Firestore) | Berettiget interesse i å se om appen blir brukt |
| Gjesteboken: beskjeden du skriver, og navn og sted hvis du velger å oppgi det | Google Firebase (Firestore) | Samtykke – du velger selv å sende |
| Tekniske opplysninger som IP-adresse når siden hentes | Netlify, som leverer nettsiden | Berettiget interesse i å levere og sikre tjenesten |
Opptak og transkripsjon
MEETING starter aldri opptak eller transkripsjon av møtet. Velger dere å bruke det digitale møterommet (EasySatBox Chat International), gjelder den appens egne regler for samtykke og AI-referat, og hver deltaker velger selv der.
Hvem ser hva
Tilgangen håndheves i databasens sikkerhetsregler, ikke bare i skjermen. Bare medlemmer av organisasjonen kan lese dens møter. Bare møteleder (eller organisasjonens administrator) kan opprette og endre møter, godkjenne forslag og åpne avstemning. Bare deltakere med stemmerett kan stemme, én gang per forslag. Ingen – heller ikke vi – kan endre et vedtak eller en stemme etterpå fra appen. KI kan bare skrive utkast; en navngitt person må alltid godkjenne.
Databehandlere og overføring ut av EØS
Vi bruker Netlify til å levere nettsiden og serverfunksjonene, Google Firebase til innlogging og lagring, Postmark (ActiveCampaign) til å sende innkallinger på e-post, Anthropic til KI-forslag og ElevenLabs til opplesning. Alle er amerikanske selskaper, og opplysninger kan bli behandlet utenfor EØS. Overføringen bygger på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC). Slår du på dyslektikervennlig skrift, hentes skriften fra Google Fonts, og Google får vite IP-adressen din.
Lagringstid
Møter, stemmer og protokoller beholdes så lenge organisasjonen bruker appen – protokoller er organisasjonens egne dokumenter og skal normalt oppbevares i mange år. Et møte kan slettes av møteleder fram til det er startet. Kontoen din kan du slette selv på konto.easysatbox.no; navnet ditt blir da stående i protokoller du har deltatt i, fordi protokollen må vise hvem som var til stede og stemte. Beskjeder i gjesteboken beholdes så lenge de er nyttige for arbeidet med appen.
Dine rettigheter
Du kan be om innsyn i, retting og sletting av opplysninger om deg, og om å få dem utlevert. Send en e-post til adressen over. Gjelder det innholdet i et møte, ta kontakt med organisasjonen som holdt møtet. Du kan klage til Datatilsynet.
Ansvar
MEETING er et hjelpemiddel for å holde møter og skrive protokoll. Organisasjonen er selv ansvarlig for at innkalling, gjennomføring og protokoll følger vedtektene og loven som gjelder for den – for aksjeselskaper aksjeloven, for foreninger vedtektene og foreningsretten. Møtetypen generalforsamling er med som pilot og er ikke rettslig kvalitetssikret ennå; det står også i appen. Hver enkelt har ansvaret for egen sikkerhet, eget passord og egne data. Appen er levert «som den er», uten garanti for at den alltid er tilgjengelig.